Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, Performans Takip Sistemi ("PTS" veya "Sistem") aracılığıyla işlenen kişisel verilerin veri sorumlusu aşağıda bilgileri yer alan kurumdur:

PTS yazılımı, Proteo Yazılım (Mutlu Atbatıran şahıs şirketi) tarafından geliştirilmiş olup, "veri işleyen" sıfatıyla, Oğuzkaan Eğitim Hizmetleri ve Ticaret A.Ş. adına teknik altyapıyı sağlamaktadır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Sistemde, veri sahibinin kullanıcı tipine göre aşağıdaki kişisel veriler işlenmektedir:

2.1. Öğrencilere İlişkin Veriler

2.2. Öğretmen ve Personele İlişkin Veriler

2.3. Veli/Ebeveyne İlişkin Veriler

2.4. Sistem Kullanım Verileri (Tüm Kullanıcılar)

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Yukarıda belirtilen kişisel veriler, KVKK madde 5 ve 6'da belirtilen hukuki sebepler kapsamında, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Öğrenci-öğretmen-veli üçlüsü arasında akademik iletişim ve takibin sağlanması
• Sınav sonuçlarının, ödevlerin ve akademik performansın kaydedilmesi ve raporlanması
• Öğretmenlerin koçluk ve rehberlik faaliyetlerinin yürütülmesi
• Sisteme güvenli erişimin sağlanması ve kimlik doğrulama
• Yetkisiz erişim girişimlerinin tespiti ve siber güvenlik tedbirlerinin alınması
• Kayıt, devam ve mezuniyet süreçlerinin Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatı gereğince yürütülmesi
• İlgili kişilerden gelen taleplerin karşılanması
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (MEB raporlamaları, e-Okul entegrasyonu vb.)

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebep

Kişisel veriler;

• Kayıt sürecinde okul yönetimi tarafından elektronik ortamda toplanmakta,
• Sisteme giriş ve kullanım sırasında otomatik olarak toplanmakta,
• Google OAuth ile giriş yapılması durumunda Google hesabınızdan ad, soyad, e-posta ve profil fotoğrafı bilgileri alınmaktadır.

Hukuki sebep olarak; KVKK madde 5/2 kapsamında "kanunlarda açıkça öngörülmesi", "sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması", "veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması" ve "ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması" hükümleri esas alınmaktadır.

Özel nitelikli veriler (örneğin din dersi muafiyet bilgisi) için açık rıza esas alınır.

5. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar

Kişisel verileriniz, yalnızca aşağıdaki kişi ve kurumlara, belirtilen amaçlarla aktarılabilir:

6. Veri Saklama Süresi

Kişisel veriler, mevzuatta öngörülen süreler ve aşağıdaki esaslar çerçevesinde saklanır:

• Aktif öğrenci, öğretmen ve veli verileri: Hizmet ilişkisi devam ettiği sürece
• Mezun veya ayrılmış öğrenci verileri: Milli Eğitim mevzuatının öngördüğü süreler boyunca arşivlenir
• Sistem giriş kayıtları: 5651 sayılı Kanun gereği 2 yıl süreyle saklanır
• İptal edilen kayıtlar: Yasal saklama süreleri sonunda imha edilir

7. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)

Kişisel verisi işlenen herkes; veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarını kullanabilir:

1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
3. İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
4. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
5. Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
6. Kanun'un öngördüğü şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
7. 5 ve 6. maddeye göre yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
9. Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

Bu haklar; kvkk@oguzkaan.k12.tr adresine e-posta gönderilmesi veya yukarıda belirtilen posta adresine yazılı başvuru ile kullanılabilir. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

8. Güvenlik Önlemleri

Kişisel verilerinizin güvenliği için aşağıdaki teknik ve idari tedbirler alınmıştır:

• Tüm iletişimde TLS/HTTPS şifreleme
• Yetkilendirme tabanlı erişim kontrolü (rol tabanlı: öğrenci, öğretmen, veli, memur)
• Oturum (session) yönetimi ve oturum sabitleme (session fixation) önlemleri
• CSRF (Cross-Site Request Forgery) koruması
• SQL injection ve XSS saldırılarına karşı önlemler
• Düzenli yedekleme ve felaket kurtarma planı
• Sisteme erişim loglarının tutulması
• Şifre yerine Google OAuth ile çok faktörlü kimlik doğrulama imkanı

9. Çocukların Verileri

PTS, eğitim hizmetinin doğası gereği reşit olmayan öğrencilerin verilerini işlemektedir. Bu veriler yalnızca eğitim faaliyetinin yürütülmesi için zorunlu kapsamda işlenir, üçüncü taraf pazarlama amacıyla kullanılmaz, satılmaz veya devredilmez. 18 yaşından küçüklerin verilerinin işlenmesi için velilerin bilgilendirilmesi ve gerektiğinde rızası alınır.

10. Politika Değişiklikleri

Bu politika, mevzuat değişiklikleri veya hizmetin yapısındaki değişiklikler nedeniyle güncellenebilir. Önemli değişikliklerde kullanıcılar e-posta veya sistem içi bildirim ile bilgilendirilir. Politikanın güncel sürümü daima bu sayfada yayınlanır.

11. İletişim

Bu Gizlilik Politikası ve KVKK kapsamındaki haklarınıza ilişkin her türlü soru ve talebiniz için: